POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROVEFABRICA CIA. LTDA.
Dando cumplimiento a las disposiciones legales de la República del Ecuador, específicamente en lo relacionado con la LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, PROVEFABRICA CIA. LTDA. informa a sus usuarios que esta política de protección y tratamiento de datos de carácter personal se aplica a todos los datos personales que se recolecte, almacene, maneje y use en el acceso a sus portales o sistemas digitales e incluye nuestra página web www.provefabrica.com.ec, en calidad de Responsable del tratamiento, por lo que, expide la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales.
1. Datos Generales del Responsable del Tratamiento de Datos:
Razón Social: PROVEFABRICA CÍA LTDA
RUC: 1791807634001
Domicilio: José María Vargas N4-31, Frente al Reservorio de Cumbayá.
Teléfono: +593 990479456 / (2) 2040852
Correo electrónico: info@provefabrica.com.ec
Página web: www.provefabrica.com.ec
2. Legislación Aplicable
La Legislación aplicable es aquella publicada en el Registro oficial Suplemento 459, Ley Orgánica De Protección De Datos Personales
3. Definiciones Principales
✓
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier formato generado por el responsable, que es puesto a disposición del titular con el objeto de informarle los propósitos principales del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales.
✓
Bases de Datos: Conjunto ordenado de datos personales referentes a una persona física identificada o identificable, condicionado a criterios determinados con independencia de la forma o modalidad de su creación, tipo de soporte, procesamiento, almacenamiento y organización.
✓
Anonimización: Aplicación de medidas dirigidas a impedir la identificación o reidentificación de los datos de una persona.
2
✓
Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, mediante la cual el titular autoriza al Responsable del tratamiento el manejo de los mismos.
✓
Datos personales: Información relacionada con un individuo identificado o identificable (sujeto de los datos), de forma directa o indirecta:
o Dato crediticio: Sirven para determinar la capacidad financiera con base a su interacción económica.
o Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Ellos son, entre otros, los datos: relativos al estado civil, profesión, trabajo u oficio, etc. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias que no estén sometidas a reserva.
El acceso al dato público no requiere el consentimiento de su titular para su tratamiento, mientras que, si es privado o semiprivado, siempre se requerirá obtener la autorización expresa e informada del titular.
o Dato privado: Es el dato relevante para su titular; ejemplo. fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida, sigilo bancario o bursátil, reserva declarada por autoridad competente, información que puede afectar la seguridad interna o externa del Estado.
o Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general; p.e. datos financieros y crediticios, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
o Dato sensible: Es aquel que afecta a la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; p.e. afiliación política, afiliación sindical, biométrico, condición migratoria, etnia, estado de salud, ideología, intimidad personal, orientación sexual, religión, otros datos que puedan atentar a los derechos humanos.
En esta categoría se encuentran también datos especiales que su manejo implica mayores riesgos y, por lo tanto, mayor precaución en su tratamiento tales como: Datos de fallecidos, datos crediticios, datos de salud, datos de niños, niñas y adolescentes, datos de personas con discapacidad y sus sustitutos
✓
Delegado de protección de datos: Persona natural o jurídica encargada de informar al Responsable o al Encargado del tratamiento de la información, sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de supervisar el fiel cumplimiento normativo, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto.
3
✓
Encargado del tratamiento de datos personales: Persona que trata datos personales a nombre y por cuenta de un responsable de tratamiento de datos personales.
✓
Remisión: Toda comunicación de datos personales realizada exclusivamente entre el responsable y encargado, con independencia de que se realice dentro o fuera del territorio mexicano.
✓
Responsable de los Datos: Sujetos obligados de la presente Ley que determinarán los fines, medios y alcance y demás cuestiones relacionadas con un tratamiento de datos personales.
✓
Titular de Datos: Persona a quien pertenecen los datos personales.
✓
Transferencia: Es la transmisión de datos personales dentro o fuera del país.
✓
Tratamiento: Cualquier operación realizada con datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, y eliminación.
3. Tipo de dato, Finalidades y Tratamiento de los Datos Personales:
En los portales, sistemas o medios digitales PROVEFABRICA CIA. LTDA., recolectará y tendrá acceso a aquellos datos que el usuario facilite, sin embargo, se solicitará la siguiente información:
Usuarios medios virtuales:
•
Datos personales: Nombres y apellidos, dirección, correo electrónico personal o institucional, número de celular, razón social.
•
IP desde donde se accede
•
Fecha y hora de acceso
Clientes:
•
Datos personales: Nombres y apellidos, Razón social, RUC, datos de representante legal, actividad económica, dirección, correo electrónico personal o institucional, número de celular, información bancaria, información crediticia, información tributaria.
•
IP desde donde se accede
•
Localidad de acceso
Proveedores:
•
Datos personales: Nombres y apellidos, Razón social, RUC, datos de representante legal, actividad económica, dirección, correo electrónico personal o institucional,
4
número de celular
, información bancaria, información crediticia, información tributaria.
•
IP desde donde se accede
•
Localidad de acceso
En los casos y respecto de los datos en los que así se indique expresamente al Usuario, si no facilita los mismos, no podrá acceder al apartado correspondiente ni utilizar los servicios que éste ofrece. Por tanto, estos datos personales serán necesarios para que usted se pueda registrar y hacer uso de los servicios ofrecidos en el Sitio Web.
Los datos personales proporcionados a PROVEFABRICA CIA.LTDA. serán almacenados en las bases de datos correspondientes y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
3.1
Para responder consultas, brindar información que soliciten nuestros usuarios y/o evaluar las necesidades o requerimientos de productos o servicios.
3.2
El tratamiento de los datos personales de nuestros clientes se realizará con la finalidad ejecutar actividades de importación, fabricación, distribución y/o comercialización de nuestros productos y servicios.
También se utilizarán con la finalidad de contactarlos con fines comerciales y publicitarios, a fin de poder enviar información sobre nuestros productos y servicios.
a.
Remisión de boletines (newsletters), así como comunicaciones comerciales de promociones y/o publicidad de PROVEFABRICA y/o sus compañías relacionadas o socios de negocios y del sector.
b.
Envío de correos electrónicos con información de productos y servicios que pueden ser de interés del Usuario.
c.
Elaboración de perfiles de Usuarios, según sus hábitos de navegación, de consumos, localización y otros relacionados, así como la comunicación y transferencia de esta información a terceros.
d.
Analítica de estos datos y elaboración de estadísticas sobre la base de la información obtenida del Usuario, así como la comunicación y transferencia de esta información a terceros.
•
Los datos para fines comerciales contaran con autorización expresa, para el efecto.
3.3
El tratamiento de datos de nuestros proveedores tiene como finalidad poder ejecutar actividades de importación, distribución y/o comercialización de muebles de oficina tales como sillas, sillones, mesas, escritorios, entre otros. Así como también, la
5
vinculación interna al catastro
de proveedores, la ejecución y finalización de la relación contractual.
3.4
El tratamiento de los datos personales que se lleva a cabo a través de los formularios de vinculación de personal se realizará con la finalidad de realizar procesos de selección, ejecución y terminación de la relación laboral con PROVEFABRICA CIA. LTDA.
3.5
El tratamiento de los datos personales, en cualquiera de las instancias, se realizará con la finalidad de dar respuesta, entregar informes, o atender cualquier requerimiento o solicitud por parte de entidades regulatorias, incluyendo las autoridades tributarias y la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
En cualquier momento, PROVEFABRICA CIA.LTDA. podrá establecer finalidades adicionales, así como crear nuevas bases de datos para alcanzar las finalidades que se determinen para el efecto.
4. Tiempo de conservación
Los datos personales se mantienen en nuestras bases de datos hasta que su titular solicite su cancelación o eliminación de dato y/o en tanto sean necesarios para cumplir con la finalidad para la que fueron recopilados. Por lo tanto, se conservarán mientras se mantenga la relación comercial y durante el plazo por el cuál pudieran derivarse responsabilidades legales por los servicios prestados.
5. Tratamiento de Datos Personales de PROVEFABRICA CIA.LTDA.
El Responsable del Tratamiento de Datos Personales / PROVEFABRICA, podrá realizar las siguientes actividades:
5.1
Recopilación y Procesamiento de Datos: PROVEFABRICA CIA.LTDA. está autorizada para recopilar, conocer, ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y procesar la información proporcionada por los titulares en una o varias bases de datos, utilizando el formato que estime más adecuado. Asimismo, PROVEFABRICA podrá suprimir cualquier base de datos cuando lo considere pertinente o cuando esta haya dejado de cumplir su finalidad específica.
6
5.2
Verificación y Validación de Información: PROVEFABRICA CIA.LTDA. podrá verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información proporcionada por los titulares con cualquier otra información que posea legítimamente.
5.3
Acceso y Evaluación de Datos Externos: PROVEFABRICA CIA.LTDA. tiene la facultad de acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información relacionada con los titulares que esté almacenada en bases de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, que se encuentren legítimamente constituidas, ya sean de naturaleza estatal o privada, tanto a nivel nacional como internacional.
5.4
Tratamiento y Análisis de Datos: PROVEFABRICA CIA.LTDA. puede estudiar, procesar, tratar, analizar, personalizar y utilizar la información proporcionada por los titulares con el fin de realizar seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto a nivel individual como general, de las condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención.
5.5
Transferencia de Datos a Terceros: En el caso de que PROVEFABRICA CIA.LTDA. no cuente con la capacidad para realizar el tratamiento de los datos por sus propios medios, podrá transferir la información recopilada a un tercero, previa notificación a los titulares de los datos. En tal caso, el tercero actuará como encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones adecuadas de confidencialidad y seguridad en el manejo de la información transferida.
5.6
Legitimación activa: PROVEFABRICA CIA.LTDA., mantiene un proceso interno para la la actualización de sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos.
6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales:
Quienes ejercen la titularidad de los datos personales mantienen los siguientes derechos, conforme lo establece la legislación ecuatoriana:
6.1
Derecho de Acceso, Actualización y Rectificación: El titular de los datos personales tiene el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a PROVEFABRICA CIA. LTDA., ya sea en su calidad de responsable o encargado del tratamiento, o frente a terceros que hayan recibido dichos datos como resultado de su transmisión. Este derecho se podrá ejercer, entre otros casos, cuando los datos sean parciales,
7
inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o cuando su tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.2
Solicitud de Prueba de Autorización: El titular podrá solicitar evidencia de la autorización otorgada a PROVEFABRICA CIA. LTDA. como responsable del tratamiento, salvo en los casos en que la ley exceptúe expresamente la necesidad de dicha autorización.
6.3
Derecho a ser Informado: El titular tiene el derecho de ser informado por PROVEFABRICA CIA. LTDA.., ya sea como responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, sobre el uso que se les ha dado a sus datos personales.
6.4
Presentación de Solicitudes: El titular podrá presentar solicitudes ante PROVEFABRICA CIA. LTDA. o el encargado del tratamiento respecto al uso de sus datos personales, y tendrá derecho a recibir la información correspondiente.
6.5
Presentación de Quejas: El titular tiene el derecho de presentar quejas ante la autoridad competente, como la Superintendencia de Protección de Datos, en caso de infracciones al régimen de protección de datos personales.
6.6
Revocación de Autorización y Supresión de Datos: El titular podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales y/o solicitar la supresión de estos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6.7
Acceso a la Política de Privacidad: El titular tiene derecho a acceder de manera fácil y gratuita al texto de esta política de protección de datos personales y a sus modificaciones, misma que constará publicada en la página web de la Organización.
6.8
Acceso Gratuito a los Datos: El titular tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos previstos por la normativa vigente.
Todos los derechos pueden ser exigidos a través del correo: info@provefabrica.com.ec
7. Lugar de almacenamiento
Los datos personales que recopila PROVEFABRICA CIA. LTDA., que han sido proporcionados por los titulares, se almacena conforme las exigencias de la legislación,
8
en un banco o base de datos personales titularidad de PROVEFABRICA CIA. LTDA., bajo la denominación de: “usuarios, clientes, empleados”, según corresponda.
8. Medidas De Seguridad
PROVEFABRICA CIA. LTDA., ha incorporado medidas de seguridad, confidencialidad, disponibilidad e integridad adecuados para garantizar la protección de los datos personales que entregue sus titulares, para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado por parte de terceros.
Para garantizar la seguridad de la información objeto de tratamiento, PROVEFABRICA CIA.LTDA. cuenta con un protocolo aprobado de seguridad de la información, ha implementado acuerdos de confidencialidad con los empleados que tienen acceso a la información personal, cuenta con controles de seguridad en la tercerización de los servicios para el tratamiento de la información personal; y, ha implementado un sistema de gestión de seguridad de la información y de usuarios con acceso a la información personal.
9. Compromiso de no Divulgación
PROVEFABRICA CIA. LTDA., se compromete a no divulgar o compartir la información de los titulares, sin que hayan prestado su consentimiento, excepto los siguientes casos:
(i)
Solicitudes de información de autoridades públicas en ejercicio de sus funciones y el ámbito de sus competencias;
(ii)
Solicitudes de información en virtud de órdenes judiciales; y
(iii)
Solicitudes de información en virtud de disposiciones legales.
10. Transferencia a Terceros
PROVEFABRICA CIA.LTDA., únicamente comparte los datos personales de sus titulares en modalidad de encargo, en los siguientes casos:
•
Servicios en la nube para fines de alojamiento, almacenamiento y procesamiento de información, a través de: Insoft (Software de Gestión Empresarial en la Nube). Microsoft 365.
11. Utilización de cookies
El sitio Web de PROVEFABRICA CIA.LTDA. utiliza cookies únicamente para su correcto funcionamiento. No se recolectan datos personales.
9
En el supuesto en el que el sitio web coloque enlaces o hipervínculos que redireccionen a otros lugares de Internet de propiedad de terceros que utilicen cookies, no hace responsable a PROVEFABRICA CIA. LTDA. del uso de estas por parte de dichos terceros.
12. Áreas Responsables de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos Relacionados con el Tratamiento de Datos Personales:
PROVEFABRICA CIA.LTDA. ha designado como área delegada del tratamiento de datos personales:
Funcionario: Eliana Granja
Teléfono: +593 2 2040852
Correo electrónico: e_granja@provefabrica.com
*Será responsable de validar con cada área el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política de tratamiento de datos personales.
En caso de crear nuevas bases de datos, o de modificar el Delegado del tratamiento de las bases de datos dicha actualización será registrada en el Registro Nacional de Bases de datos.
13. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos a Conocer, Actualizar, Rectificar, Suprimir información y a Revocar la Autorización por parte de los Titulares de la Información.
Se reconoce a los titulares de datos personales los Derechos a Conocer, Actualizar, Rectificar, Suprimir información y a Revocar la Autorización por parte de los Titulares, para lo cual, se determina el siguiente procedimiento:
El titular de derechos deberá ingresar en el icono “DATOS PERSONALES” ubicada en el pie de la página web, inmediatamente se debe elegir el botón “SOLICITUDES” y seleccionar el tipo de requerimiento según su necesidad
Derecho de Acceso, Derecho de Rectificación o Derecho de Eliminación.
Se debe completar todos los campos requeridos en el formulario indicado, y finalmente presionar el botón “Aceptar”.
10
PROVEFABRICA CIA. LTDA. Identificará el tipo de incidente, efectuará el procedimiento interno con el responsable del área respectiva, evalúa su procedencia y comunica al titular sobre la resolución del incidente.
Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.
14. Cambios a la política de protección de datos
Las actualizaciones al presente documento, será notificado a través del sitio web de PROVEFABRICA CIA. LTDA., o por medio de los canales digitales que hemos puesto a disposición del usuario. Es responsabilidad del usuario, cliente o proveedor revisarlas constantemente. Informaremos de cualquier pormenor que pueda afectar el tratamiento de los datos personales, sin que esto implique un detrimento en los derechos como titular.
